LexScan
die effektive Scannlösung für autoamtsiches Scannen in RA-MICRO Kanzleisoftware
Ein wichtiger Bestandteil auf dem Weg zur digitalen Kanzlei ist das konsequente Scannen der Eingangspost, damit sämtliche relevanten eingehenden Dokumente digital aufbereitet und anschließend in die E-Akte von RA-MICRO gespeichert werden können.
Vorteile der automatischen Scannlösung für RA-MICRO Kanzleisoftware
- Stapelscan ist wesentlich effizienter als Einzelscan - der Scanprozess verarbeitet mehrere Dokumente, auch unterschiedlichster Akten, gleichzeitig.
- gescannte Dokumente sind durchsuchbar
- Komprimierte PDF/A-Dateien (Postfachbeschränkung des beA) sparen Speicherplatz und beschleunigen Nutzung der E-Akte und beA Versand von elektronischen Dokumenten
- Automatische Leerseitenentfernung
- Automatische Dokumentenaufbereitung (Geraderücken, Fleckentfernung, Entfernung Stanzlöcher)
- Pro Schriftstück muss lediglich eine einmalige Zuordnung mittels Eingangs-Sticker erfolgen
- Geräte unabhängig: LexScan ist mit jedem Scanner nutzbar, egal ob Multifunktionsgerät oder Dokumentenscanner
LexScan Workflow
- Post öffnen, Dokumente sichten
- Akte ermitteln zu der das Dokument abgelegt werden soll
- Zuordnung der Metadaten wie Betreff, Unterordner, Beteiligter, Rubrik oder Schlagwort - hierzu ist LexScan mit RA-MICRO verknüpft
- Ausdruck des Scan Labels
- Anbringen des Scannlabels auf dem Dokument
- Scannen, RA-MICRO Posteingang starten ... Fertig!
Scannen durchsuchbarer Dokumente - OCR Funktionalität
Es ist wichtig die Dokumente nicht nur einfach zu scannen, sondern sie als durchsuchbare und bearbeitbare Dokumente zu erhalten.
Werden die Dokumente nur gescannt, erhält man lediglich Grafiken, die Textinhalte werden dabei nicht erfasst und können bei einer Volltextsuche in der E-Akte nicht berücksichtigt werden. Erst wenn die gescannten Dokumente, speziell die darin enthaltenen Texte, mit einer OCR-Software (OCR: optical character recognition, also optische Erkennung von Buchstaben) erschlossen werden, wird aus der Grafik ein – mit OCR erkennbarer – Text.
Wesentlicher Vorteil im Hinblick auf die Nutzung der E-Akte ist, dass sämtlicher Text im Rahmen einer Volltextsuche in der Kanzleisoftware berücksichtigt wird. Das sekundenschnelle Finden von Suchbegriffen in allen Dokumenten, ist einer der großen Vorteile Ihrer E-Akte. LEXSCAN übernimmt diese OCR-Erstellung zuverlässig für Sie.
PDF/A – kompatibel und platzsparend
Herkömmliche Dateien in PDF und TIFF benötigen meist großen Speicherbedarf. LEXSCAN liefert Ihnen eine hochkomprimierte PDF/A Datei, welche wesentlich weniger Speicherbedarf benötigt.
So kann z. B. die aktuell im beA beschränkte Dateigröße besser eingehalten werden und es wird auf dem Server weniger Speicherplatz benötigt. Des Weiteren ist das PDF/A Format für die Langzeitarchivierung geeignet.
Unsere Einschätzung:
Die Lösung von LexScan ist die erste Lösung, um Briefpost unter Verwendung von Multifunktionsgeräten effektiv zu digitalisieren. Entgegen früherer Lösungen müssen Aktendaten hier nicht am Bedienpanel des Multifunktionsgerätes eingegeben werden. Statt dessen werden durch die Erstellung der Label Etiketten alle Metadaten des Dokumentes an den Posteingang übergeben. Hierbei werden die Metadaten mit den RA-MICRO Daten verknüpft. Hierdurch ist eine weitere Bearbeitung im Posteingang nicht mehr erforderlich. Die Dokumente können direkt zur Akte abgelegt werden, und das sogar automatisch!
Interesse an Nutzung der LexScan Scannlösung für RA-MICRO? Kontaktieren Sie uns. Wir sind RA-MICRO Vor-Ort Partner und beraten Sie gerne im Raum Thüringen, Hessen und Bayern.
